Pular para o conteúdo

Dicas

Veja como economizar com o gerenciamento de contratos

Veja como economizar com o gerenciamento de contratos

Vamos aos fatos. Os contratos são arquivados frequentemente mesmo no formato eletrônico ou até mesmo em papel. Além disso, as partes contratantes geralmente estão em vários departamentos como jurídico, compras, vendas, contabilidade e por aí vai. Geralmente, são salvas e armazenadas nas próprias cópias do contrato, o que resulta em problemas com a fluência de versões.

As organizações também lutam para monitorar os cronogramas, termos e condições em seus contratos, resultando em renovações perdidas, gastos independentes e outros resultados menos desejáveis.

Esses desafios levaram muitas organizações a procurar soluções de software para automatizar e simplificar seu processo de contratos.

Quais são os principais recursos em uma ferramenta de gerenciamento de contratos que podem te fazer economizar?

Mobilidade: Este recurso é crucial para que os advogados, agentes de compras e gerentes de vendas possam trabalhar em casa ou fora do escritório, economizando tempo e dinheiro. Imagine a seguinte situação: um gerente de compras está em um aeroporto esperando um voo para um congresso. Ele recebe uma notificação por e-mail em seu telefone (ou tablet) informando-o de que existe um contrato aguardando aprovação e precisa ser aprovado naquele dia para que um desconto no produto seja ativado. Ele clica no link do e-mail, revisa e aprova o contrato, fazendo a empresa economizar muito dinheiro com o desconto na compra.

Fluxo de trabalho: A contratação é um processo. Portanto, um fluxo de trabalho robusto e detalhado é fundamental para a sua realização. Por exemplo, você precisa revisar muitos contratos para a efetivação de profissionais que trabalharão em um novo projeto da empresa e para isso, você tem disponível uma lista de revisores. O fluxo de trabalho envia notificações de revisão para esses revisores na ordem predeterminada. Nenhum revisor pode iniciar sua revisão a menos que o revisor anterior aprove. Com fluxos de trabalho paralelos, você pode atribuir um ciclo de revisões de contrato para que várias pessoas possam trabalhar no mesmo documento ao mesmo tempo, economizando muitas horas de trabalho e organização.

Gerenciamento de marcações: As marcações são recursos essenciais para gerenciar contratos de uma forma ágil e eficaz. Um acompanhamento detalhado dos contratos é especialmente útil nos departamentos de compras e vendas. Com a solução M-Files, você pode rastrear e relatar as marcações de vencimento que controlam a data de expiração do contrato e as pós-ações. Você poderá verificar também as marcações-padrão que rastreiam todos os eventos do contrato com base nas datas de vencimento como por exemplo, a entrega do projeto. Além disso, as marcações do período acompanham contratos com eventos recorrentes, como uma obrigação de pagamento trimestral.

No passado, os contratos eram frequentemente mantidos em forma de papel e as planilhas eram usadas para gerenciá-los, bem como para acompanhar os principais termos e marcações. Ainda nos dias de hoje, muitos fluxos de trabalho são executados dessa maneira, ou até pior, pela caixa de entrada de e-mails e pastas de arquivos extremamente confusas em computadores locais.

A verdade é que o papel se perde ou é confundido, os e-mails são perdidos ou ignorados, assim como as pastas nos computadores – e o caos se instala.

Com uma solução como o M-Files que automatiza a revisão de contratos e os processos de aprovação, as empresas terão maior precisão e eficiência na maneira como gerenciam os arquivos de contratos. Solicite uma demonstração interativa para a IBSDocs do M-Files para que nossa equipe técnica tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex).

Pronto para começar a transformação digital da sua empresa?

Fale conosco

Novidades

A gestão de pessoas é um conjunto de técnicas que as empresas podem usar para fortalecer as habilidades dos seus profissionais
Artigos

7 dicas para uma gestão de recursos humanos eficiente

• 5 min de leitura
Quem trabalha com saúde sabe que ela é uma das áreas que mais demanda organização para controlar informações.
Artigos

Como a gestão de documentos pode ajudar a área da saúde

• 4 min de leitura
Você já ouviu falar no termo Outsourcing of Things? Quanto mais conectado e ágil fica o mundo, mais o OoT, ou simplesmente Terceirização das Coisas.
Notícia

OoT para agilidade na gestão de negócios

• 3 min de leitura
A gestão documental vem se tornando um desafio cada vez maior para as Instituições de Ensino que precisam lidar com um grande volume de documentos.
Artigos

IBSsead: a solução ideal para a sua Secretaria Acadêmica

• 3 min de leitura
Voltar ao topo