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Veja o que você precisa saber para melhorar a pesquisa corporativa
Assim como os principais mecanismos de busca que todos conhecemos e amamos (Google, Bing, Yahoo), os mecanismos de busca corporativa ficaram muito mais inteligentes nos últimos anos. Ao mesmo tempo, ninguém lhes dotou de poderes psíquicos. Se suas pesquisas internas não retornarem os melhores resultados, você provavelmente precisará melhorar alguns aspectos do seu conteúdo e metadados.
Problemas comuns com a pesquisa corporativa
Os principais mecanismos de pesquisa, como o Google, trabalham muito para classificar resultados relevantes e de alta qualidade no topo das consultas de pesquisa. Ao oferecer bons resultados, as empresas de mecanismos de busca retêm usuários. Naturalmente, uma classificação alta para consultas de mecanismo de pesquisa pode se traduzir em grandes lucros para as empresas. Você deve saber que existe uma indústria inteira dedicada a otimizar o conteúdo da Internet para pesquisas. Embora os mecanismos de pesquisa da empresa não funcionem exatamente como os principais mecanismos de pesquisa, você ainda precisa alimentá-los com conteúdo otimizado para aproveitar os melhores resultados.
Principais mecanismos de pesquisa x otimização de pesquisa corporativa
Estamos todos acostumados a resultados estelares para as nossas consultas no Google. Apenas sobre qualquer resposta está a poucos cliques de distância. Isso não é engano. São anos de criação de algoritmos e treinamento do sistema para saber o que os usuários querem ver. Também depende muito do conteúdo das páginas indexadas. Por exemplo, um profissional de mecanismo de pesquisa incluirá determinados títulos, descrições e textos na página para facilitar a compreensão das pessoas e dos mecanismos de pesquisa no tópico de conteúdo. Ainda assim, quase todas as consultas podem retornar milhares de páginas. Algumas páginas relevantes podem simplesmente não ser bem classificadas para a consulta de pesquisa porque o algoritmo não é inteligente o suficiente para adivinhar a relação entre a pesquisa e a página ou não tem a qualidade para ser contado. Nesse caso, os gerentes de sites devem melhorar o conteúdo e os metadados para tornar suas páginas mais visíveis na pesquisa.
Os mesmos conceitos de organizar, classificar e aplicar meta-informações são verdadeiros para melhorar a capacidade de pesquisa do conteúdo corporativo. Como você tem menos opções de documentos do que uma grande empresa de mecanismos de pesquisa, suas pesquisas podem não retornar resultados ou devolver documentos inaceitáveis se você negligenciar os detalhes.
Aqui está um ótimo exemplo do mundo real:
Um consultor de pesquisa corporativa discutiu um cliente que não estava satisfeito com o resultado de pesquisa de sua empresa no CMSWire. O cliente perguntou por que o documento que ele esperava nunca surgiu para uma consulta de pesquisa específica. Por acaso, a consulta usada veio de um processo de negócios usado pelo departamento de atendimento ao cliente da empresa, por isso não era um termo comum para o tópico.
O consultor examinou o documento e não conseguiu encontrar o termo nos metadados (mais sobre isso depois). De fato, os termos nem apareciam em nenhum lugar no texto do documento ou no título do documento. Certamente, o cliente entendeu como o documento se relacionava com a consulta de pesquisa. Ainda assim, para tornar o tópico claro para outros funcionários e para o software de gerenciamento de documentos que sua empresa empregava, ele precisava garantir que esses termos aparecessem no conteúdo e nos metadados.
Depois que o documento foi personalizado para seu uso comercial específico, a consulta funcionou. Mais de 8 em 10 trabalhadores precisam recriar documentos que já existem porque não conseguem encontrá-los. Se a sua empresa se esforçar para encontrar os documentos corretos em suas próprias pesquisas corporativas, você provavelmente terá problemas semelhantes e precisará explorar a mesma solução.
Relembrando: O que são metadados?
Metadados descrevem dados sobre as informações contidas em um documento. Geralmente, as pessoas usam esse termo para se referir a uma meta descrição, meta palavras-chave e ao título do documento quando discutem pesquisas tradicionais no Google. Em termos de documentos corporativos, praticamente qualquer ponto de dados pode ser incluído no cartão de metadados de um documento:
- Carimbos de hora
- Histórico da versão
- Propriedade
- Datas do contrato
- Departamento
- Palavras-chave
- Caso de uso
- Processo de negócios associado
Eu poderia listar milhares de entradas de metadados aplicáveis. O uso de metadados corretamente torna os dados mais recuperáveis, pois fornece ao software de pesquisa uma espécie de índice para encontrar palavras-chave relevantes. A aplicação de padrões aos metadados também pode ajudar todos os envolvidos no armazenamento de dados a aderir a um formato consistente.
Usando Metadados como *Business Intelligence*:
Certamente, os metadados adequados facilitarão a localização dos documentos e informações de que você precisa. Além disso, os metadados podem servir sua organização como outra fonte de informações sobre sua empresa. Por exemplo, pesquisar o número de documentos anexados a determinadas contas ou produtos podem ajudá-lo a entender as tendências ou desvendar lapsos. Se você precisar, você pode até ver o histórico de um documento, incluindo as alterações feitas, quando elas foram feitas e quem as fez. Embora você use principalmente metadados para garantir a qualidade da pesquisa, também pode visualizá-lo como uma forma de gerar business intelligence valiosa e aplicar fluxos de trabalho para agilizar processos. Esses benefícios facilitam a justificação de um investimento na melhoria do seu conteúdo e metadados.
Como uma plataforma inteligente de gerenciamento de informações pode ajudar?
Aqui na IBSDocs, fornecemos aos nossos clientes um sistema inteligente de gerenciamento de documentos que faz muito trabalho pesado quando se trata de organizar e categorizar informações. Embora você ainda tenha que se esforçar para personalizar as pesquisas para as necessidades específicas da sua empresa, o M-Files pode preencher vários espaços em branco por conta própria com a ajuda da inteligência artificial. Além de você ter melhor acesso aos seus documentos, você também terá uma maneira de recuperá-los de outros sistemas – CRM, ERP, pastas de rede, SharePoint, Salesforce … Com bons metadados, não importa mais onde está esse documento, mas o que isto é.
