Você sabe o que é o M-Files? Não se preocupe... Seja bem-vindo!

Já ouviu falar sobre o M-Files, mas não tem ideia do que essa palavra signifique? Fique tranquilo, resolveremos isso hoje!

Hoje mostraremos como funciona essa incrível ferramenta e quais são os inúmeros benefícios que ela pode trazer para sua empresa ou negócio.

O que é M-Files?

M-Files é uma ferramenta de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) que gerencia documentos e outros objetos da sua empresa de forma inteligente e eficaz.

Imagine que durante seu trabalho, funcionários fiquem de lá para cá atrás de arquivos, documentos e assinaturas, necessárias para o trabalho fluir, porém nem tudo sempre se encontra em seu devido lugar, o que pode resultar em atrasos indesejáveis e dores de cabeça desnecessárias.

O objetivo do M-Files é manter todos seus documentos e objetos organizados e conectados para que facilitar o acesso, eliminando qualquer desperdício de tempo que possa vir a atrapalhar no andamento de seu trabalho e de seus funcionários.

Para entender melhor como a plataforma funciona, iremos lhe apresentar seus principais recursos:

Velocidade na busca

Nunca foi tão simples encontrar um documento! Com a busca otimizada do M-Files, basta digitar o nome do documento, uma palavra-chave ou simplesmente escolher o tipo em que o arquivo foi salvo e pronto… A ferramenta encontra e te entrega o que você estava procurando!

Caso não se lembre do nome do documento, mas se lembre de algo escrito em seu texto, é só digitar o trecho que o software também encontra.

Ou seja, não é mais necessário perder tempo. Procure facilmente e ache rapidamente.

Benefícios da busca rápida: pesquise documentos por nome ou palavra-chave, encontre arquivos pesquisando por um trecho. Os resultados mais relevantes aparecem primeiro e não existem arquivos duplicados para atrapalhar seu processo.

Acesse em qualquer lugar

Outra vantagem do M-Files é que você não precisa necessariamente estar na frente de seu computador para acessar os arquivos, pois a ferramenta possibilita acesso por dispositivos móveis, como tablets e smartphones.

Sabe aquele detalhe que você esqueceu de preencher em um documento super importante que precisa ser entregue o mais rápido possível? Pois é, faça todo o gerenciamento pelo seu smartphone, aonde quer que você esteja e sem nenhuma dificuldade.

Benefícios do acesso em dispositivos móveis: mantenha a conformidade mesmo fora de sua empresa com assinaturas integradas ao M-Files, revise e gerencie os processos de negócios mesmo longe do escritório, digitalize seus arquivos diretamente no software e utilize-os em qualquer lugar e a qualquer hora.

Documento atualizado

Se o M-Files é uma plataforma que organiza todos os arquivos em um só lugar para que todos os acessem, será que pode acontecer de duas pessoas estarem editando o mesmo documento ao mesmo tempo?

Felizmente, existe uma solução para que esse tipo de situação não ocorra.

Você pode proteger seu documento para que ele bloqueie qualquer tipo de alteração externa enquanto você estiver utilizando-o.

Após terminar suas alterações, é só liberar as alterações novamente para que outros usuários possam preencher ou modificar o documento.

Chamamos essa ferramenta de Check In/Out.

Benefícios de Check In/Out: mantenha sempre o controle do que está sendo modificado no arquivo, saiba quem está fazendo as mudanças, tenha um histórico de mudanças e inclusive explore versões anteriores desse mesmo arquivo e escolha editar os arquivos sozinho ou simultaneamente com outro usuário.

Funciona também sem internet

Caso precise editar um arquivo e esteja sem internet, não tem problema. O M-Files permite que você utilize suas ferramentas mesmo offline. Você consegue visualizar, editar e salvar seus documentos sem se preocupar com internet. Esse recurso é incrível, pois não te deixa limitado a trabalhar ou resolver algum pendência de forma alguma.

Benefícios de trabalhar offline: visualize ou gerencie qualquer arquivo que você quiser na hora que você desejar, escolha apenas os arquivos que você acha necessário para manter editáveis no acesso offline e não se preocupe em ficar copiando arquivos para seu desktop para trabalhar neles caso não haja internet.

Digitalize e integre ao Office

No M-Files, existe uma tecnologia chamada OCR que permite que você digitalize arquivos e torne-os pesquisáveis, o que facilita muito na hora de encontrá-los.

Além disso, os arquivos do M-Files são totalmente integrados ao pacote Office do Windows, possibilitando edições mais práticas e intuitivas como a maioria dos usuários já estão acostumados.

Benefícios de digitalização e integração ao Office: encontre seus arquivos com muito mais facilidade, troque arquivos físicos que ocupam espaço por arquivos digitais práticos e organizados e acesse os arquivos do M-Files em qualquer ferramenta do pacote Office.

E aí, o que achou dos benefícios que o M-Files pode trazer a sua empresa? São incríveis ferramentas que, além otimizar seus documentos, ainda economiza o tempo de seus funcionários para que o trabalho renda mais.

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