Organize seus arquivos físicos com mais praticidade

Gestão de arquivos físicos

A organização de arquivos (acervo) é parte integrante de gestão de documentos e informações e abrange o armazenamento adequado, higienização do ambiente e princípios básicos de recuperação e acesso às suas informações.

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Conceitos arquivísticos

Nunca mais enfrente complicações para organizar arquivos físicos

Selecione e registre documentos e informações, estabeleça e ordene segundo o método de classificação, conserve e arquive documentos de acordo com as melhores práticas, como digitalização, GED, ECM, BPM e SIGAD, além de localizar e identificar documentos e dados contidos no arquivo, controlar, transmitir e descartar o tratamento do processo arquivístico.

Documentos e informações são simples ou compostos e refletem os processos organizacionais – PO e processos arquivísticos – PA, ou seja, atividades, funções, porque são integrantes ao processo de negócio – PN e compostos por formato (configuração física em conformidade com suporte e respectiva natureza e o modo como é confeccionado) e espécie (configuração do documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, formando um conteúdo comum).

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Características e benefícios

Como a IBSDocs pode ajudar?

Ganhos estruturais

Organização física adequada ao ambiente e cultura organizacional.
Padronização dos métodos técnicas de tratamento dos documentos e informações.
Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos.
Descarte de documentos expirados ou desnecessários em conformidade com a temporalidade e classificação.
Sistema de identificação e localização.
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.
Comodidade e agilidade nas consultas, busca e acesso aos documentos e informações.
Redução de custos e tratamento e manutenção do acervo.

Resultados e retorno

Racionalização de acervos (documentos e informações).
Mitigação de custos e retrabalhos nos processos de negócios.
Redução da ocupação de espaço físico.
Otimização do uso da informação.
Garantia da continuidade do projeto e trabalhos realizados.
Transformarção dos documentos e informações em fundamentação para tomada de decisão.

Entre em contato conosco e comece a fazer a gestão dos seus documentos e informações de forma prática, segura e conforme a legislação.

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