12 coisas que você precisa saber sobre segurança de documentos

A transformação digital nas empresas permite que os colaboradores utilizem seus próprios dispositivos, acessando a rede de qualquer lugar. Esse cenário é maravilhoso, mas existe uma grande preocupação em relação à segurança de documentos.

Documentos como listas de clientes, relatórios de estratégia de vendas, informações de login da conta bancária ou detalhes do cartão de crédito são os principais alvos das ameaças que existem na internet. Por causa dessas possibilidades no mundo de hoje, a questão da segurança de documentos deve ser uma das principais preocupações.

Confira 12 itens que você não pode deixar de saber:

1. O gerenciamento inteligente de documentos, baseado nas medidas de segurança de dados, protege informações corporativas e cumpre requisitos legais como a proteção da privacidade;
2. Uma das formas de proteção do gerenciamento de documentos é dar permissões distintas de acesso. Cargos de confiança, em geral, podem editar ou compartilhar Já cargos menores podem, por exemplo, acompanhar as atualizações e modificá-las;
3. Para documentos físicos, a proteção é quase impossível, sem contar que isso pode afetar o resultado da empresa. Tomadores de decisão acreditam que documentos que fornecem informações de suporte a decisões, e encontram-se em más condições de armazenamento ou em grande número, não podem ser compilados com rapidez suficiente;
4. O sistema de gerenciamento inteligente de documentos pode colaborar de forma significativa, permitindo o acesso a pastas e documentos específicos seletivamente restrito por meio eletrônico. Por exemplo, os funcionários podem ser categorizados em diferentes níveis e cada nível pode ter direitos e permissões de acesso diferentes;
5. O sistema não opera milagres. É necessário treinar funcionários para seguir as melhores práticas de segurança. Isso é um elemento-chave da segurança geral de documentos;
6. Seja por distração ou por desonestidade, muitos relatos sobre as brechas de segurança são referentes aos usuários que esquecem de realizar o logout, ou deixam seus dispositivos sem qualquer medida de bloqueio;
7. Trilhas de auditoria auxiliam no acompanhamento de quem acessou qual documento e quando e quais alterações foram feitas durante cada acesso. Dessa forma, uma pessoa responsável precisa ser comunicada sobre quaisquer atividades incomuns;
8. Muitas ameaças vêm de fontes externas. Perigos específicos de vírus e outros softwares mal-intencionados passam a ser umas prioridades na lista de segurança de documentos;
9. Uma forma de bloquear ameaças externas é através de antivírus, anti-spyware, implementação de firewalls e mecanismos de acesso seguro, como SSL, e atualizações regulares de sistemas operacionais e aplicativos. Já existem patches que sinalizam possíveis falhas de segurança;
10. A assinatura eletrônica vem sendo adotada por muitas empresas. Ela não só ajuda os remetentes a assinarem documentos de saída, mas também permite que os destinatários garantam que os documentos recebidos sejam, na verdade, de quem eles mostram ser, e que nenhuma alteração tenha ocorrido desde que foram autenticados;
11. Vulnerabilidades de segurança podem ser identificadas através de revisões regulares, incluindo práticas como criar backups;
12. Manter-se atualizado sobre diretrizes, regulações e políticas em geral, é um fator crucial para melhorar a segurança de seus documentos e informações.

Segurança de um modo geral é um assunto muito amplo. Gerenciamento inteligente de documentos é um grande auxílio, e algumas medidas apresentadas aqui devem ser adotadas. Mas o aprofundamento no assunto é muito válido e deve ser feito constantemente.

Mantenha sua segurança e conte com muitos outros recursos do software M-Files

Agora que você já entendeu a importância da segurança corporativa e viu a necessidade da implementação de um software moderno em sua empresa para automatizar processos documentais de forma segura e simples, solicite uma demonstração interativa para que nossa equipe técnica apresente o M-Files em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex). Você vai se surpreender!