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5 pequenas mudanças no sistema de Gestão de Informações e Documentos que podem fazer uma grande diferença

5 pequenas mudanças no sistema de Gestão de Informações e Documentos que podem fazer uma grande diferença

Muitos empreendedores não dão a devida importância à gestão de documentos. Eles os administram de forma inadequada, podendo colocar a empresa em situação de risco fiscal e trabalhista.

Utilizar essa ferramenta administrativa é simples e requer um investimento baixo. Muitas soluções de gestão de documentos proporcionam um ótimo benefício quando aliadas ao serviço de consultoria e digitalização.

Uma gestão feita de forma correta ajudará na organização dos projetos da empresa, facilitando seu desenvolvimento e auxiliando na gestão de seus negócios.

O que é a gestão de documentos?

O gerenciamento de documentos é um conjunto de processos que garante o arquivamento e a preservação adequados de informações da empresa.

Todas as empresas geram uma quantidade enorme de arquivos, e organizá-los da maneira correta traz grandes benefícios como segurança jurídica, fácil localização de registros e redução de custos.

Para isso, é necessário ter boas práticas administrativas. Mas, quando se trata de gerenciar documentos, ainda existe certa negligência por parte dos empresários e isso pode trazer sérios riscos para os negócios da empresa.

A importância do gerenciamento de documentos para a empresa

Os inúmeros documentos com informações gerados pelas empresas são importantes para suas atividades diárias. Cada um deles possui uma função estratégica e todos devem ser conservados de maneira correta.

A boa gestão dessas informações permite que a empresa agilize nas tomadas de decisões, eleve a sua produtividade e reduza o tempo na busca por dados. Isso é importante também para que a empresa atue em conformidade com as leis vigentes, pois a boa gestão facilita, por exemplo, na busca de contratos para uma análise detalhada dos riscos que oferecem.

Negligências com relação à organização podem trazer sérias consequências para a empresa, como redução do sigilo empresarial devido a informações expostas e perda de informações importantes por causa de fatores físicos.

Os benefícios que essa organização proporciona

O sistema de gestão de documentos traz alguns benefícios para a empresa.

O gerenciamento de arquivos ajuda na redução de custos porque possibilita um acesso mais fácil a eles, impedindo que haja perda de documentos e a necessidade de refazê-los. Além disso, o gerenciamento correto permite que os funcionários possam se dedicar mais horas à sua função, em vez de perder tempo com processos burocráticos.

A correta identificação e ordenação de arquivos permite que a empresa ganhe em agilidade e qualidade em suas tarefas, evitando a perda de prazos causada pela ausência de um documento, por exemplo.

A gestão de documentos permite que empresa esteja em dia com seus compromissos, podendo analisar resultados, planejar estratégias e avaliar desempenhos, resultando em uma administração mais eficiente. A facilidade desses acessos permite que a empresa apresente mais progresso em seus negócios.

Mudanças no sistema de gerenciamento de documentos

Para que a gestão de documentos facilite a vida de uma empresa, é necessário utilizar certas práticas para um controle de dados mais eficiente.

  • A digitalização de arquivos passou a ser uma forma bem prática para fazer esse tipo de gestão. A gestão eletrônica de documentos reduz a utilização do papel e dinamiza o acesso às informações;
  • Organizar um espaço exclusivo para colocar seus arquivos, uma vez que a digitalização não vai substituir o documento original físico. Separe-os em categorias e de forma bem identificada, para facilitar a busca;
  • Fique atento ao tempo de armazenamento dos documentos físicos. Faça um plano de classificação e uma tabela de temporalidade;
  • Tenha processos bem definidos quanto ao uso e transporte dos documentos. O acesso a cada tipo de arquivo deve estar ligado diretamente à hierarquia existente na organização;
  • Tenha cuidado ao nomear seus arquivos. Evite termos genéricos. A ideia é facilitar o processo de arquivamento e busca dos documentos. Por exemplo, se o documento em questão se tratar de um contrato chame-o de “Contrato X”, onde X é nome do cliente.

Quem somos

A IBSDocs é uma provedora de solução de gestão de informações corporativas e processos com base em plataformas que atendem a empresas de qualquer segmento do mercado, independentemente do desafio ou número de usuários.

É uma equipe com mais de 20 anos de experiência, especializada na melhoria de processos de negócios (BPM), no aumento de produtividade, automação, fluxo de trabalho, desenvolvimento, consultoria e suporte premium.

Nossas soluções são baseadas principalmente na plataforma M-Files. Com o M-Files, as organizações podem encontrar, compartilhar e proteger documentos, até mesmo para indústrias altamente regulamentadas.

Somos um centro autorizado de soluções (ASC) do M-FilesAdobeAutoStore e ABBYY FlexiCapture.

Se deseja adquirir soluções corporativas com uma empresa com mais de 1 milhão de usuários, mais de 300 parceiros no Brasil, 6 premiações internacionais e diversos cases de sucessoacesse nosso site e agende uma demonstração.

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