Reconhecendo que os dados são um ativo: A chave para uma estratégia de gerenciamento de informações bem-sucedida

Você se lembra de que, ao trabalhar em um pedido urgente, era necessário viajar de volta ao escritório para buscar documentos em papel, pesquisar em seus e-mails por um anexo ou vasculhar o gerenciador de arquivos do computador em busca de um arquivo antigo? Você ainda está fazendo isso? Poderia ser a marca de uma estratégia de gerenciamento de informações sem brilho. De acordo com um estudo patrocinado pela Ricoh, essas formas desajeitadas e ineficientes de pesquisar informações podem descrever seu fluxo de trabalho se você trabalha para um dos 83% das empresas que ainda administram mal as informações.

O estudo também descobriu que a minoria de 17% das empresas que fazem um bom trabalho no desenvolvimento de uma estratégia de informação desfruta de lucros maiores com fluxos de trabalho aprimorados que resultam em decisões e ações melhores e mais rápidas. Se você ainda considera o gerenciamento de informações uma atividade de baixa prioridade, é hora de considerar tratar seus dados como o recurso valioso que deveria ser.

Estratégias eficazes de gerenciamento de informações oferecem uma vantagem competitiva

O sucesso de sua organização provavelmente depende das informações que você precisa armazenar, proteger e, claro, acessar quando precisar. Nesta era da informação, a maneira como os dados fluem entre funcionários, clientes e aplicativos torna quase todos os negócios um negócio digital. Naturalmente, alguns tipos de empresas podem achar o gerenciamento de informações ainda mais crítico do que outros. Por exemplo, uma indústria fortemente regulamentada, como finanças ou saúde, pode ter que gerenciar e proteger certos documentos para permanecer em conformidade e evitar multas. Ainda assim, todas as empresas precisam investir em gerenciamento de informações para atingir suas metas gerais de negócios, o que inclui agradar os clientes, operar de maneira eficiente e aumentar seu próprio valor.

O gerenciamento eficaz de informações não significa apenas ter recursos de hardware e software de TI para processar e proteger dados e documentos. Hoje, muitas empresas de grande porte criaram a nova posição de Diretor de Dados, ou CDO, para supervisionar a estratégia e o gerenciamento da informação. Em contraste com o CTO, ou diretor de tecnologia, um CDO enfoca a maximização do valor dos dados corporativos e não apenas de software e hardware.

De acordo com a CMSWire, as empresas perdem quase US $ 10 milhões por ano simplesmente por causa dos resultados ruins em um único aspecto do gerenciamento de dados, análise de dados. Parte da missão do CDO inclui mitigar essas perdas. Tão importante quanto isso, esse líder de informações trabalha para reduzir custos e melhorar o valor das informações, ajudando a tomar melhores decisões sobre armazenamento, proteção, coleta, análise, compartilhamento e controle de qualidade de dados.

Por que sua empresa precisa de uma estratégia de gerenciamento de informações?

Nesta era de big data, geramos 250 terabytes de informação digital por dia. O CMSWire também relatou que 80% das empresas percebem benefícios quando começam a gerenciar melhor sua própria parcela desse volume massivo de dados. Nem toda organização pode exigir um executivo que seja responsável apenas pela estratégia de informação; no entanto, para se tornar um negócio digital bem-sucedido, eles precisarão de uma estratégia para minimizar as perdas e maximizar o valor dos dados críticos. Eles também precisarão da liderança e das ferramentas para garantir que a empresa siga a estratégia para maximizar os benefícios.

Poucos podem argumentar que a informação se tornou um ativo valioso, e uma falha em avaliar e gerenciar esse ativo deixa as empresas abertas a perdas por causa de segurança inadequada, problemas com compartilhamento e colaboração, baixa qualidade de dados e, é claro, perda de tempo. Tão importante quanto isso, muitas empresas também acham que a criação de uma estratégia de gerenciamento de informações revela outras oportunidades para melhorar as receitas.

Por exemplo, algumas empresas podem impor uma melhor integração com os sistemas de marketing e vendas para melhorar o atendimento ao cliente e a receita. Um número crescente de empresas até mesmo aprende o valor de mercado de seus dados e começa a oferecer novos serviços com base em suas informações – tudo para criar fluxos de receita adicionais. Por fim, os dados de uma empresa servem como sua melhor fonte de inteligência de negócios que ajuda a identificar tendências e identificar problemas. Somente as empresas que gerenciam os dados de maneira adequada podem maximizar esses benefícios ou até mesmo saber quais oportunidades explorar.

Implementando uma estratégia de gerenciamento de informações em toda a organização

As melhores estratégias de gerenciamento de informações fazem mais do que simplesmente aliviar as empresas da carga de papel ou arquivos de computador mal organizados. Uma boa estratégia também não deve se concentrar apenas em indivíduos ou mesmo departamentos, mas em toda a organização. A tecnologia inteligente de gerenciamento de informações mantém documentos – e informações sobre esses documentos – acessíveis a todas as partes interessadas.

Essas ferramentas começam a ajudar você a melhorar o gerenciamento de informações, pois os funcionários podem usar o sistema para aprender o que têm e encontrar o que precisam. Além disso, eles permitem definir e impor regras de governança, como a forma como as informações são adicionadas ao sistema, quem pode visualizar os documentos e quem pode compartilhá-las. Esse tipo de gerenciamento de informações agrega valor a esse ativo crítico e, por sua vez, a toda a sua empresa. Sua empresa pode se beneficiar economizando tempo, melhorando a transparência, mantendo a conformidade e reduzindo custos. Como essas plataformas também incentivam a colaboração e dão aos gerentes de dados uma visão melhor do que têm, podem até abrir fluxos adicionais de receita e melhor inteligência comercial.

***(fonte: www.m-files.com)