A importância de ter documentos digitalizados na sua empresa

A gestão de documentos vem assumindo um papel cada vez mais estratégico nas empresas. E dentro desse contexto, a Transformação Digital tornou-se indispensável para conferir segurança aos processos e, principalmente, para aumentar a produtividade e reduzir os custos.

No entanto, apesar de praticamente todo empresário lidar com uma pilha de documentos diariamente, ainda não são todos os que estão conscientes da importância dos documentos digitalizados. À medida que as empresas modernas apresentam um fluxo de dados crescente, subestimar esse gerenciamento pode minar sua posição no mercado.

Um estudo do International Data Corporation (IDC) aponta que a quantidade de tempo perdida por profissionais da informação no trabalho com documentos pode afetar mais de 20% da produtividade de uma organização inteira. Mais do que nunca, tempo é dinheiro. Pensando nisso, queremos te mostrar os riscos que sua empresa está correndo e quais as vantagens da digitalização.

Potenciais riscos de não digitalizar documentos

Antes de mais nada, tratar os documentos de forma estritamente manual dificulta a sua localização. As consequências são óbvias: retrabalho, atraso na entrega ao cliente e, no pior cenário, perdas que podem gerar multas.

Não é exagero. Com arquivos lotados, é natural que em algum momento falte espaço para o armazenamento apropriado – o que pode gerar consequências como perdas (falhas humanas acontecem) ou o surgimento de pragas na papelada. Até mesmo quem originalmente criou o documento pode ter dificuldades para encontrá-lo no futuro.

Isso para não falar dos custos do armazenamento físico. Além dos gastos com o espaço em si, há também os gastos com tinta para impressora. Eles parecem inofensivos, mas certamente trazem um grande prejuízo para o seu negócio – e para o meio ambiente, que certamente deve ser levado em consideração pela sua empresa.

Vantagens da digitalização

A digitalização dos documentos propicia, acima de tudo, a centralização das informações. Em um cenário em que normalmente diferentes setores da sua empresa precisam dos mesmos dados, é inconcebível que cada área tenha seus próprios processos separadamente.

A segurança da informação é outro preceito da digitalização de documentos. Por meio dela, é possível estabelecer níveis de acesso a qualquer tipo de informação, o que protege dados cruciais para o seu negócio contra ameaças externas ou falhas humanas.

Automatizar a gestão de documentos também simplifica a busca por meio de uma catalogação inteligente, e mantém sua empresa em conformidade com qualquer tipo de regulamentação. Além disso, seu time ganha em produtividade com a redução dos trabalhos operacionais.

Como aplicar a gestão de documentos na era digital?

A digitalização de documentos basicamente segue três etapas:

• Preparação dos documentos (higienização, retirada de grampos e clipes etc.);
• Captura, por meio de scanners, e tratamento para visualização clara;
• Indexação, por meio de um software de gestão.

A partir dessa mudança, também é necessário estabelecer uma política de uso dos documentos, de forma que a informação esteja devidamente protegida. Todos saem ganhando: empresa, colaboradores e clientes!

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