5 ladrões de tempo ocultos e como evitá-los no seu dia a dia

“Tempo é dinheiro.”

Certamente você deve ter ouvido ou utilizado esta frase essa semana. Em um mundo onde as pessoas se queixam cada vez mais da escassez de tempo, utilizar as horas produtivas do dia com sabedoria faz toda a diferença entre ser um sucesso ou apenas mais uma vítima do sistema.

Ultimamente, o debate acerca dos “ladrões de tempo” dentro das empresas tem chamado bastante a atenção. Mas será que você está combatendo os verdadeiros “criminosos”?

Ladrões são sempre ladrões. Entretanto, há de se observar a diferença entre aqueles que roubam pirulitos na feira e aqueles que roubam bilhões dos cofres públicos, sendo, esses últimos, mais discretos e difíceis de combater.

A mesmíssima coisa ocorre com os ladrões de tempo no ambiente de trabalho. Enquanto os “ladrões comuns”, como por exemplo, o uso de redes sociais, conversas e interrupções são exaustivamente combatidos, os verdadeiros ladrões de tempo permanecem ocultos, muitas vezes disfarçados de procedimentos empresariais de rotina.

Esses ladrões são muito mais nocivos à sua empresa, custando, em muitos casos, dias inteiros de trabalho.

Confira agora quais são eles:

Postura Radical:

Você é aquele tipo de chefe que cobra atenção total de seus funcionários? Exige que eles desliguem a internet, guardem o celular no armário e não conversem entre si?

Se for, abandone essa postura imediatamente. Pesquisas comprovam que o “excesso de dedicação” no trabalho é improdutivo. Isso acontece porque o tempo de concentração total do cérebro humano é de 18 minutos. Decorrido esse tempo, a atenção começa a se dispersar. É quando ocorrem os erros que demandam retrabalho, resultando no declínio da produtividade. Sendo assim, o que se pode fazer?

O Método Pomodoro, criado pelo italiano Francesco Cirillo, é um sistema revolucionário e comprovadamente eficaz para o aumento da produtividade, com uma abordagem tão simples, quanto funcional.

Trata-se basicamente de alternar 25 minutos de foco e produtividade ininterruptos com 5 minutos de descanso e procrastinação. Com essa técnica, seus funcionários estarão descansados, descontraídos e ao mesmo tempo, focados e produtivos. Bem legal, não é?

Lembra daquele tomate de plástico (já vi como galinha também) que tinha um timer em cima da geladeira da casa da vovó? Então…

Dificuldade em localizar arquivos e documentos importantes:

Dentre os ladrões de tempo, esse é um dos mais perigosos pois pode inclusive gerar problemas legais.

Para que se possa manter a organização e a produtividade, é necessário que seus funcionários possam acessar rapidamente documentos e informações. Perde-se muito mais tempo procurando ou refazendo arquivos importantes, que foram salvos em locais inadequados, do que dando aquela olhada rápida nas redes sociais. Além do mais, a dificuldade para acessar informações importantes gera um grande estresse e mal-estar entre seus funcionários, o que é simplesmente inaceitável.

Existem softwares desenvolvidos para solucionar definitivamente esse tipo de problema, como a plataforma de ECM M-Files (software como uma as soluções mais visionárias pelo Quadrante Mágico do Gartner). Também existem o SunGard e o Alfresco na lista. Além disso, essas soluções permitem que sua empresa reduza drasticamente o consumo de papel, gerando menor impacto no meio ambiente e no seu orçamento. Tá aí um investimento que vale a pena.

Falta de praticidade:

Imagine que a sua empresa precisa contratar 30 funcionários e realizou um processo seletivo para mais de 500 candidatos. O processo foi realizado na forma de questionário de múltipla escolha, com as provas sendo armazenadas em local físico.

Como será feito o processo de avaliação? Você pedirá a um funcionário para corrigir 500 provas? Ao final do processo, você terá perdido um trabalhador por quase uma semana, além de demorar para contratar os outros 30 de que necessita. Não seria muito mais sábio contar com um serviço de OMR (Reconhecimento Ótico de Marcas), para não ter que arcar com esse desperdício?

A falta de praticidade para a realização de processos internos e externos da sua empresa pode custar dias inteiros de trabalho e, por consequência, muito dinheiro. Existem no mercado inúmeras soluções tecnológicas que podem facilitar o dia-a-dia da sua empresa.

Opte por usar a tecnologia a seu favor, não há motivo para continuar fazendo as coisas do modo mais difícil. Mas atenção, escolha as ferramentas ideais para ajudar sua empresa, caso contrário, o que deveria ser parte da solução, acabará se tornando parte do problema.

Falha humana

Como dissemos acima, não há motivos para continuar fazendo as coisas da maneira mais difícil. Infelizmente em algum momento, as falhas humanas irão acontecer, podendo gerar pequenos e grandes transtornos.

Minimize esse problema, optando por automatizar todos os processos possíveis. Podemos citar como exemplo, a utilização de templates prontos, para a elaboração de novos contratos. Além de evitar erros na hora da digitação, isso permitirá que seus funcionários concentrem seus esforços em tarefas mais relevantes.

Faça sempre a seguinte pergunta: Se o manual está funcionando perfeitamente, pode-se automatizar?

Excesso de Zelo

Esse ladrão possui duas faces.

Primeiramente, há aquele gerente que entra constantemente no escritório para fiscalizar o trabalho de seus subordinados. Além de gerar uma interrupção constante, isso causa um mal-estar entre os funcionários, afinal de contas, ninguém gosta de se sentir constantemente vigiado. Procure deixar os trabalhadores à vontade. Além de diminuir as interrupções, eles se sentirão compelidos a retribuir a confiança neles depositada e buscarão ser muito mais produtivos.

No entanto, existe também o excesso de zelo por parte dos funcionários. Trata-se daquela busca pela perfeição, que não fará diferença alguma ao final do processo. É importante lembrar que o perfeccionismo é um convite para a procrastinação e a improdutividade. Esclareça a seus funcionários que é melhor trabalhar de forma inteligente do que trabalhar de forma dura, pois, os 80% do resultado, estão nos 20% de esforço. Isso foi demonstrado e comprovado por Richard Koch em seu livro “O Princípio do 80/20”.

BÔNUS: O chefe da quadrilha

Para alguns, é o ladrão que todo mundo odeia mas não gosta de ficar sem e, por isso, deixei como bônus nesse artigo. O chefe da quadrilha do roubo do tempo é a interrupção.

Existem estudo científicos que comprovam que a cada interrupção, o cérebro leva de 15 minutos para retomar o raciocínio inicial. Recebemos mais de 2.000 mensagens por dia (notificação, mensagem, telefonema, conversas, etc.), o que toma muita a nossa atenção, por vezes, de forma desnecessária e improdutiva.

A solução é desligar todas notificações e fazer uma ou mais sessões de Pomodoro se quer concluir realmente as tarefas do dia e da semana. Deixe as notificações ligadas apenas quando separar um momento para fazer rápidos atendimentos ou ciclos curtos de produção que podem ser interrompidos.

Empresas produtivas centralizam toda a comunicação interna em um software. Alguns exemplos, como: Telegram ou Slack para chat interno; Trello ou Basecamp para projetos; M-Files para automatizar processos, como o ciclo de contratos comerciais (CLM) e outras boas práticas para fugir do rei do crime do tempo. Alguns até evitam falar verbalmente um dia da semana! Loucura? Tem um TED sobre isso!