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Entenda como funciona a implementação de um projeto de ECM
Sua empresa está procurando sempre aperfeiçoar suas práticas de gerenciamento de documentos e informações? Você já considerou implementar um projeto de ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial)?
A implementação de um projeto de ECM pode ser uma solução eficiente para problemas de conteúdo, no entanto, o seu potencial total de maior eficiência só pode ser atingido se a organização tiver efetivamente feito o trabalho de base antes da implementação.
Para isso, a organização necessita conhecer o ponto de partida e o estado que deseja alcançar com o projeto, além de dedicar tempo e recursos suficientes para o seu planejamento, desenvolvimento, implementação e acompanhamento.
Em um projeto de gerenciamento de conteúdo corporativo, assim como qualquer outro projeto, é importante definir as expectativas básicas e entender o que a organização está tentando fazer.
Para ter sucesso, primeiramente a empresa necessita dar três passos vitais para começar a planejar um projeto de implementação de ECM.
- Definir objetivos de negócios claros.
- Entender a mudança que isso causará e o que isso significa para a organização e para as pessoas dentro dela.
- Entender os riscos envolvidos.
Sem antes considerar essas três etapas, é impossível planejar e gerenciar o projeto para apoiar o negócio e seus principais processos.
Embora um projeto de implementação de ECM inclua normalmente novos softwares que precisam ser utilizados, NÃO podemos considera-lo um projeto de TI. Um projeto de implementação de ECM deve mudar os processos de negócios, fluxos de trabalho e, acima de tudo, o comportamento dos funcionários.
Entenda que sem a devida atenção ao aspecto humano, você está fadado a falhar em alguns dos seus principais objetivos.
Elementos de um projeto de implementação de ECM
Podemos entender o projeto como cinco etapas de transformação. No núcleo é o novo sistema ECM, seguido por práticas de gerenciamento de documentos e como elas mudam com o novo sistema. Depois, o gerenciamento da eficiência no desenvolvimento de fluxos de trabalho. Esses fluxos de trabalho darão suporte aos processos de negócios e transformarão a forma como eles são gerenciados. E, finalmente, tudo isso precisa mudar o comportamento dos funcionários. Se os funcionários não adotarem o novo sistema e as formas de trabalhar, o efeito desejado na lucratividade será inexistente.
Se você deseja saber mais sobre o que levar em consideração antes de iniciar um projeto de ECM, entre em contato com nossos consultores e peça uma demonstração da solução M-Files, você se surpreenderá com as possibilidades de reduzir custos e maximizar a produtividade da empresa.
