Entenda os recursos do gerenciamento de conteúdo que podem acelerar a produtividade e economizar

Alguma vez você já se perguntou quantos documentos em papel – notas, memorandos, cartas, faxes, relatórios, propostas, fotocópias, apresentações, currículos, contratos, recibos, etc. – sua empresa produz todos os dias? Você provavelmente não tem ideia, mas saiba que com o gerenciamento de conteúdo, você pode ter um controle maior dos seus gastos com papel, além muitas outras features que vão acelerar a produtividade da sua equipe e fazê-la economizar.

Uma empresa sem um sistema de gerenciamento de conteúdo e documentos digitais, está fadada a conviver com montanhas de arquivos em papel e processos complexos para criar, manipular e indexar arquivos e documentos.

De fato, uma pesquisa da Pricewaterhouse Coopers estimou que mais de 4 trilhões de documentos em papel são produzidos apenas nos EUA e crescem a uma taxa alarmante de 22% ao ano. Por um lado, a Mãe Natureza sente o efeito em milhões de árvores cortadas. Por outro lado, os negócios perdem bilhões de dólares gastos em tempo e dinheiro, desnecessariamente.

O gerenciamento de conteúdo surgiu para fornecer uma maneira automatizada de organizar, capturar, digitalizar, marcar, aprovar, armazenar, acessar e concluir tarefas envolvendo seus arquivos e documentos comerciais.  Softwares de gerenciamento de documentos, como o M-Files, podem fornecer até mesmo um repositório on-line seguro de seus documentos, no qual você pode pesquisar e recuperar arquivos facilmente, além de compartilhá-los com outras pessoas. Tudo isso se traduz em eficiência, produtividade e economia.

Os recursos de sistemas inteligentes de gerenciamento de conteúdo têm funções especializadas com recursos para cada finalidade específica, principalmente para fortalecer a segurança, facilitar o fluxo de trabalho, a auditoria e o gerenciamento de documentos eletrônicos. 

Por que você deve automatizar o gerenciamento de documentos?

Automatizar esse processo de negócio é fundamental para criar um ambiente digital acelerado e adaptável às inovações tecnológicas. Segundo o Business.com, 21,3% da produtividade são perdidos devido a desafios de documentos. Pequenas coisas, como encontrar dificuldades para localizar ou abrir um documento, podem levar a uma grande perda de produtividade. 

O armazenamento deficiente de documentos leva em média 18 minutos para recuperação, o que equivale a perder 50% do tempo apenas na pesquisa de um documento.

Quais são os benefícios do software de gerenciamento de documentos?

Usar um software de gerenciamento de documentos como o M-Files traz muitos benefícios ​​para o seu negócio. Se você está pensando em comprar o software, talvez esteja interessado em conhecer essas vantagens:

  • Centralizar o gerenciamento de documentos.
  • Aumentar a segurança dos dados. 
  • Agilizar a recuperação de arquivos. 
  • Reforçar a conformidade regulamentar.
  • Analisar e aprovar a partir de seu dispositivo móvel
  • Compartilhamento documentos e conteúdos de forma fácil e ágil
  • Economizar tempo
  • Eliminar as chances de erro

Além de muitas outras vantagens que só um sistema completo e bem estruturado de gerenciamento de conteúdo e documentos pode te proporcionar.

Quais são os recursos do software de gerenciamento de documentos?

Você quer saber o que o M-Files faz? Conheça alguns dos recursos primordiais que podem ajudá-lo em diversas áreas do seu negócio:

  • Armazenamento de documentos. Arquive seus arquivos em um único lugar seguro para fácil recuperação, armazenamento e compartilhamento. Centralizar esse processo garante que informações relevantes sejam imediatamente acessíveis quando necessário.
  • Segurança e controle de acesso. Evite o acesso não autorizado implementando permissões baseadas em função para entrada de arquivo. Isso garante que apenas as pessoas certas possam abrir, visualizar e modificar determinados arquivos.
  • Controle de versão. Mantenha o controle das versões do seu documento sem precisar manter várias cópias de um único documento. Ele permite que você veja todas as versões feitas e alerta todos os membros da versão mais atualizada.
  • Procure rápido. Você pode procurar e acessar arquivos como quiser: por cliente, por tipo de projeto, data, status ou outros critérios de forma dinâmica, podendo organizar e exibir informações de qualquer maneira. Diga adeus às estruturas de pastas estáticas.
  • Elimine erros de sincronização. O M-Files sabe exatamente qual o conteúdo de que você precisa, tendo como base o que é, em vez de onde é salvo.
  • Automatização de processos. Você pode perder muito tempo gerenciando manualmente os processos do dia-a-dia. O M-Files automatiza workflows operacionais como aprovações, revisões e análises de faturas. O software verifica cada passo do seu processo, garantindo que tudo seja seguido consistentemente.

Agora que você já entendeu um pouco sobre o software e viu a necessidade de implementá-lo em sua empresa, solicite uma demonstração interativa para que nossa equipe técnica apresente o M-Files em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex). Você vai se surpreender!

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