MEC obriga Instituições de Ensino Superior a digitalizarem seus acervos até 2020

As Instituições de Ensino terão 6 meses para digitalizarem seus acervos, evitando assim, serem acusadas de irregularidade administrativa.

A Portaria 315 do Ministério da Educação regula a digitalização e gestão de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades de instituições de ensino superior, além de outras obrigações.

Todo e qualquer documento e informação do acervo acadêmico deverão estar em meio digital a fim de manterem sua integridade e preservar o acesso controlado, já em conformidade com a LGPD que deverá entrar em vigor daqui a alguns meses.

O prazo estabelecido na nova Portaria foi de 2 anos, desde a sua divulgação. As instituições terão até abril de 2020 para entrar em conformidade com a nova lei, obedecendo a vários critérios, conforme Art. 45:

Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital no prazo de vinte e quatro meses, de modo que a conversão e a preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:

I – os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;

II – a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

Art. 46. O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Art. 47. Vencido o prazo de guarda da fase corrente, o documento em suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, poderá ser substituído, a critério da instituição, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

Veja mais outros decretos e portarias recentes:

Decretos e Portarias recentes

Decreto 9235, artigo 21 – 15/12/2017

“VIII – projeto de acervo acadêmico em meio digital, com utilização de método que garanta a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos digitais;”

Portaria 315, artigo 46 – 04/04/2018

“O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos […]”

Portaria 330, artigo 1 e 4 – 05/04/2018

“Fica instituído o Diploma Digital no âmbito das instituições de ensino superior, públicas e privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino” “As instituições de ensino superior terão prazo de 24 meses para implementar o Diploma Digital após a data de publicação do regulamento previsto do art.3”

O benefício é para o aluno e para a própria instituição. Ambos podem ter acesso controlado e de forma rápida a qualquer documento, a qualquer tempo, de qualquer lugar, reduzindo custos operacionais e aumentando a produtividade de recursos.

Confira a portaria na íntegra: https://abmes.org.br/arquivos/legislacoes/Port-MEC-315-2018-04-04.pdf

Texto por: Leandro Ramos, Sales Director da IBSDocs