Metadados saudáveis são muito mais rentáveis

Caso você seja novo no assunto, os metadados se referem aos dados contidos nos documentos que você armazenou. Alguns exemplos simples podem incluir o título do documento, palavras-chave relevantes e os nomes dos colaboradores ou proprietários. As discussões iniciais sobre eles tendem a girar em torno das maneiras pelas quais os metadados adequados fazem as pesquisas funcionarem mais rápido e melhor, como discutimos no passado e como os metadados adicionam robustez às informações não estruturadas.

Ao mesmo tempo, você precisa considerar seus metadados como mais do que apenas entrada para os tipos de pesquisas que você executa como parte do seu fluxo de trabalho rotineiro. Se você não se esforçar para planejar sua estratégia de metadados, poderá se arrepender ao deixar de fora informações importantes que podem servir a você, seus clientes ou parceiros mais tarde.

Como a qualidade dos metadados podem se traduzir diretamente em lucros ou perdas

Obviamente, se os colaboradores puderem encontrar as informações que buscam com mais rapidez e eficiência, eles poderão trabalhar de forma mais produtiva. A estatística da IDC, frequentemente citada, diz que “o profissional do conhecimento gasta cerca de 2,5 horas por dia, ou aproximadamente 30% da jornada de trabalho, procurando informações”. Se esse número é meio certo, as consequências de não encontrar dados são enormes. No contexto da localização de informações, os metadados são como um registro climático que aponta aos usuários o conteúdo relevante – e com o M-Files os apontando para esse conteúdo, independentemente do sistema em que esse conteúdo possa residir. Sua organização deve facilitar a tradução desse benefício. em lucros adicionais. Ainda assim, os metadados aprimorados podem se traduzir de maneira ainda mais direta em lucros aprimorados, melhores dados e segurança, além de garantir que o dinheiro seja investido onde deveria estar. Considere alguns exemplos que podem ajudá-lo a pensar em alguns metadados que você deve incluir.

Um exemplo de problemas de metadados na indústria da música

O CMSWire abordou esse tópico usando o exemplo de streaming de música com serviços como iTunes, Pandora e Spotify. A maioria das pessoas que usa esses serviços pesquisam com tags óbvias, como o músico, título da música ou gênero musical. Ainda assim, um contrato para pagar royalties por cada vez que a música é tocada pode incluir muitas pessoas além dos músicos. Às vezes, o engenheiro de som, o produtor e outros ganham uma parte. Atualmente, o streaming de conteúdo não é para amadores; portanto, os dados necessários para pagar royalties se tornaram mais complexos e maciços desde o início de alguns desses serviços.

Aparentemente, garantir que todo mundo que merece um pagamento de royalties seja gravado nos metadados da música se tornou um problema real na indústria da música. Assim, bilhões de dólares em receita perdida são afundados em um buraco negro digital, devido às diferentes maneiras pelas quais vários serviços registram ou deixam de registrar esse tipo de informação.

Os serviços de streaming podem enfrentar problemas legais e prejudicar sua reputação se eles deixarem de pagar a todos pelo contrato. Profissionais qualificados podem perder seus royalties obtidos com muito esforço. Serviços pay-per-play como esse devem garantir que eles possam rastrear seu conteúdo de maneira confiável.

Salvando Metadados para o Futuro

A maioria de nós provavelmente se concentra no gerenciamento de dados corporativos para uso interno; portanto, o salário de ninguém depende disso. Ao mesmo tempo, você pode receber tags extras de determinados sistemas dos quais você não precisa atualmente para alimentar quaisquer recursos do seu sistema. A decisão de incluir ou excluir essas informações pode afetar seus resultados atuais ou futuros e, é claro, impactar os lucros e, talvez, os contracheques.

Certamente, você precisa considerar os recursos que melhoram a experiência atual do usuário e dão suporte às funções comerciais. Você também precisa evitar o uso de tags que possam ter um impacto negativo. Por exemplo, você pode precisar cuidar para que os dados pessoais dos clientes não constituam uma violação de privacidade. No entanto, você também deve pensar em alguns recursos futuros que possam ser necessários.

Um exemplo de metadados que você pode considerar pode não apenas incluir os autores do documento, mas também todos os editores de documentos. Digamos que determinados erros foram introduzidos de maneira consistente em determinados documentos e você precisa encontrar a fonte deles para fornecer treinamento. Em um caso potencialmente pior, você pode precisar rastrear uma cadeia de custódia para obter informações no caso de suspeita de fraude. Mesmo que você não precise conhecer todo mundo que editou um documento para o seu processo comercial de rotina, você pode economizar muito sofrimento se o tiver à mão quando precisar.

E não vamos esquecer o tremendo impacto que a inteligência artificial tem na sugestão automática de valores de metadados. A inteligência artificial de hoje ajudará a criar e adicionar melhores metadados com menos esforço. Além disso, ele funcionará com todos os tipos de arquivos, incluindo texto, gráficos, áudio e vídeo.

Sua estratégia de metadados pode ter um impacto financeiro real em sua empresa

Você nem sempre pode prever o futuro; no entanto, você pode se preparar para isso executando estas etapas para desenvolver sua estratégia de metadados:

• Considere envolver várias áreas interessadas ao desenvolver seus requisitos de metadados. Certamente, você pode convidar usuários chave do sistema e também pessoas que trabalham na área de negócios. Você pode até chamar um advogado para discutir possíveis conformidades e outras áreas legais.
• Além de considerar práticas comerciais rotineiras, tente pensar em usos mais raros, porém essenciais, das tags de pesquisa. Que tipo de informação você deve manter em caso de erros, auditorias ou até travessuras digitais?
• Por fim, considere a direção das tendências de crescimento em sua empresa ou setor para garantir que você capture dados quando os tiver e não se arrependerá de não capturá-los em alguns meses ou anos. O esforço extra que você faz para planejar sua estratégia de metadados hoje pode economizar dinheiro, trabalho e, em alguns casos, sofrimento da organização.