Quais são os principais recursos de um sistema de gerenciamento de documentos eficaz?

Os avanços tecnológicos permitem que as empresas possam melhorar seus processos e agilizar suas atividades. Entre essas novas tecnologias está o Sistema de Gerenciamento de Documentos.

Esse tipo de ferramenta pode ser utilizada por empresas de diferentes tamanhos e de diversos setores. Isso porque, seu objetivo é organizar e facilitar o acesso aos documentos, independentemente da quantidade.

Diferentemente do que possa parecer, um Sistema de Gerenciamento de Documentos não é de uso exclusivo das empresas digitais. Ele também se mostra uma ferramenta extremamente útil para aqueles negócios que atuam off-line.

Sistema de Gerenciamento de Documentos

O Sistema de Gerenciamento de Documentos pode ser caracterizado como um conjunto de ferramentas e tecnologias cujo objetivo é facilitar o armazenamento, controle, compartilhamento e recuperação de documentos.

Por meio desses softwares, os colaboradores têm acesso aos documentos armazenados no sistema de qualquer lugar. Isso porque os dados ficam em nuvem. Dessa forma, o acesso remoto é uma das principais características desses programas.

O Sistema de Gerenciamento de Documentos é uma ferramenta da área de gestão. Entretanto, sua utilização atinge todos os setores da empresa, já que disponibiliza informações no momento adequado e pelo menor custo possível.

Vantagens do Sistema de Gerenciamento de Documentos

Além de agilizar os processos de uma empresa, o Sistema de Gerenciamento de Documentos traz uma série de vantagens para quem opta por implementar uma ferramenta como essa.

Uma delas é a economia de espaço. Os documentos não precisam mais ser armazenados em espaços físicos, ou seja, em salas cheias de arquivos. Agora, os documentos ficam “guardados” na nuvem e seu acesso é feito por meio da internet.

Além disso, outra vantagem desse sistema é a organização do documento. O próprio sistema faz uma setorização dos dados. Outra vantagem do Sistema de Gerenciamento de Documentos é a facilidade de busca, já que ela pode ser feita por meio de palavras-chaves.

Recursos do Sistema de Gerenciamento de Documentos

Para que um Sistema de Gerenciamento de Documentos atue de forma eficaz, ele precisa possuir alguns recursos, são eles:

• Document Management: recurso que permite ao usuário criar, editar, aprovar, compartilhar e excluir os documentos utilizados pela empresa.
• ERM: ferramenta dentro do sistema que trabalha com a elaboração de relatórios. Sendo, também, responsável pelo armazenamento e gerenciamento de alguns dados.
• Processamento de Formulários: esse tipo de tecnologia permite que o Sistema de Gerenciamento de Documentos reconheça informações contidas nos documentos e possa fazer ligações com outros itens dentro do banco de dados.
• Workflow: ferramenta que permite que o sistema gerencie processos dentro da organização. Dessa forma, as atividades serão realizadas pelo colaborador correto, dentro do prazo certo.

Como ficou claro, um Sistema de Gerenciamento de Documentos é muito mais do que uma ferramenta de armazenagem. Ele é uma ferramenta essencial para facilitar e agilizar os processos da empresa. Assim, os colaboradores podem focar seu tempo em atividades mais importantes e necessárias.

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