Veja como a transformação digital vai reduzir a burocracia no setor público

Não é novidade que a informatização e a conectividade impulsionaram uma rápida revolução nas técnicas de trabalho dentro do setor privado e mudaram radicalmente a forma como as pessoas se comunicam, recebem informações e interagem com o governo e as empresas, reduzindo bastante a burocracia no setor público e nos demais.

Essa mudança, oriunda do advento da evolução tecnológica vivida no final do século 20, fez com que setor público sentisse a necessidade de introduzir os mesmos procedimentos de digitalização e computação com o objetivo de agilizar tarefas executadas e conseguir eficiência nas gestões.

Pouco a pouco, o uso de computadores por servidores em departamentos e a presença de órgãos e serviços estatais na internet se tornaram comuns, mas ainda apresentam diversos entraves gerados pelo mau uso de ferramentas, pela burocracia no setor público, nos processos e pela desconfiança de insegurança na rede. No entanto, a completa transformação digital do setor público já é vista como um acontecimento inevitável dentro da atual realidade dos organismos estatais brasileiros.

Redução de custos, menor burocracia no setor público e transparência

Os governos atuais se veem diante do desafio diário de tentar reduzir as caríssimas estruturas das instituições e manter o funcionamento de serviços direcionados a uma população cada vez mais exigente. Para isso, a alternativa adotada tem sido a de simplificar o acesso a informação através do uso de plataformas digitais e da digitalização de documentos, o que auxilia a estrutura governamental a se reorganizar.

De acordo com dados do PNAD/IBGE, a aplicação de estratégias digitais no setor público pode economizar até 97% dos custos de atendimento em serviços governamentais, além de inserir 63,3 milhões de brasileiros conectados massivamente por aparelhos de smartphone na economia digital, o que pode aumentar o PIB anual em 5,7%.

Além da redução de custos e do impacto econômico, a digitalização também permite um ganho de espaço dentro de departamentos, pois substitui gradativamente a necessidade de ambientes destinados ao arquivamento de documentos impressos, que acabam se deteriorando com passar dos anos, otimizando a tramitação de despachos e a prestação de contas aos cidadãos.

Legislação federal incentiva investimentos em tecnologia

Tendo em vista esses benefícios, o governo federal tem instituído decretos que estimulam a migração dos velhos e custosos métodos de arquivamento para procedimentos mais simplificados tanto para usuários que necessitam ter acesso a documentos, quanto para otimizar o trabalho de servidores públicos.

Em meados de 2016, a gestão federal instituiu a Plataforma de Cidadania Digital (Decreto nº 8.936) com o objetivo de ampliar e simplificar o acesso dos cidadãos brasileiros aos serviços públicos digitais, inclusive por meio de dispositivos móveis. O Portal de Serviços do Governo federal se tornou o canal único e integrado para a disponibilização de informações, solicitação eletrônica e acompanhamento de serviços públicos.

Antes disso, órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, se viram obrigados a adotar tecnologia para tramitar documentos exclusivamente por meio eletrônico, após o Planalto assinar o decreto nº 8539 em 2015. Essa ação visa assegurar a eficiência das ações governamentais**,** estabelecendo que haja mecanismos de verificação da autoria e que a integridade dos documentos em processos administrativos digitais seja mantida.

Serviços prestados pelo Estado através da internet

A administração pública já tem oferecido alguns serviços que utilizam a internet e o armazenamento de documentação digitalizada em seus procedimentos para tentar agilizar e desfazer a má impressão de ineficiência de que muitos setores da sociedade passam.

O Poupatempo, idealizado pelo governo do São Paulo em 1997**,** possibilita que qualquer cidadão, através de seu portal, realize agendamentos para serviços como emissão de documentos, (como RG e Carteira de Trabalho) e para consultas sobre multas e renovação da CNH. Somente em 2018, mais de 34 milhões de atendimentos foram realizados nos diversos postos fixos e móveis no Estado passando por esse método eletrônico.

O INSS, que historicamente era conhecido pelas filas e burocracia, a partir de maio de 2018, passou a realizar solicitações e liberação de aposentadorias automaticamente por um novo sistema integrado ao seu site. Esta nova ferramenta concedeu cerca de 89,7 mil benefícios. Através dela, a análise dos pedidos feitos pelos contribuintes é feita em até 30 minutos.

O sistema judiciário aderiu em larga escala à digitalização de processos**,** buscando facilitar o acompanhamento das ações por advogados e interessados. Além disso, foi adotada a tecnologia de assinatura digital para dar celeridade aos milhões de processos analisados. Dados de um relatório do CNJ, constataram que ao menos 80 milhões de processos tramitaram em júris no ano de 2017.

Métodos de organização de documentos digitais

Ainda que a informatização e a digitalização sejam uma tendência inevitável, muitos gestores públicos relutam em sua adoção por não conhecerem os principais métodos para a organização e gerenciamento de documentos digitais: os softwares de bancos de dados e os serviços de nuvem.

• Os softwares de bancos de dados buscam criar bases de dados de alta qualidade que padronizam o monitoramento e facilitam o acesso de informações, além de conseguirem automatizar tarefas rotineiras executadas por servidores públicos.
• Os serviços de nuvem reduzem drasticamente o uso de papéis e praticamente impactam diretamente no espaço físico usado para arquivamento dentro de departamentos, pois os documentos são armazenados em plataformas online.

A combinação desses métodos tem sido adotada de forma abrangente pela iniciativa privada**,** ação que tem gerado mais eficiência e produtividade.

Qual serviço adquirir para realizar uma gestão de documentos no setor público?

Cabe ao responsável pela informatização adotar ferramentas que se adequem à realidade de sua repartição ou que sejam completas o bastante para realizar tarefas de digitalização e armazenamento de forma automatizada, a fim de cortar custos e otimizar o tempo.

Uma das ferramentas mais eficazes atualmente no mercado é o M-Files, um software com capacidade de organizar as informações com base “no que são” em vez de “onde estão”, o que torna o processo de localização de documentos muito mais fácil, pois a busca pode ser feita pelo nome do documento, do cliente, pelo tipo de documento ou por palavras-chave.

O programa também consegue pesquisar dentro dos documentos, facilitando a busca de alguma informação específica, mesmo com conexões lentas e pouco confiáveis. Além de trazer outros benefícios como:

• As Vistas Dinâmicas, que criam pastas virtuais que organizam informações automaticamente;
• Integração completa ao pacote de softwares Office da Microsoft;
• Compartilhamento e ECM Social, que permitem que diversos usuários acessem e editem documentos sem se preocupar com problemas de versão ou duplicação;
• Aplicativos que permitem o acesso a qualquer documento em qualquer lugar e hora;
• eSignature integrado que permite que você monitore e aprove processos**,** estando no escritório ou em qualquer outro lugar;
• Automatização por Workflow que agiliza processos como aprovações de contratos, conteúdo, faturamento, mantendo a produtividade, além de garantir a conformidade pelo selo ISO:900;
• Templates personalizados para documentos;
• Permissões orientadas por metadados que fornecem potência e flexibilidade sem precedentes para o gerenciamento de controle de acesso do usuário;
• Visualização, edição e digitalização de documentos, mesmo sem acesso a Wi-Fi ou a qualquer outro tipo de conexão de rede.

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