Entenda por que não saber usar metadados é como jogar dinheiro fora!

Perda de dinheiro

Caso você não esteja familiarizado com o termo metadado no contexto corporativo, a palavra se refere aos dados sobre documentos armazenados. Alguns exemplos simples em um documento digital podem incluir o título do documento, palavras-chave relevantes, os nomes dos colaboradores e ou proprietários.

As discussões iniciais sobre metadados no mundo corporativo tendem a girar em torno das pesquisas. Como os metadados fazem as pesquisas funcionarem mais rápido e melhor e como encontrar uma solução que adicione estrutura a informações não estruturadas nos documentos.

Ao mesmo tempo, é importante considerar os metadados como mais do que apenas uma entrada para os tipos de pesquisas que você executa como parte do seu fluxo de trabalho de rotina. Se você não se esforçar para planejar sua estratégia de metadados, poderá se arrepender por deixar de fora informações importantes que podem servir para você, seus clientes ou seus parceiros.

Como a qualidade dos metadados pode ser traduzida diretamente em lucros ou perdas extras

Obviamente, se os usuários puderem encontrar as informações que procuram com mais rapidez e eficiência, eles poderão trabalhar de forma mais produtiva. A estatística da IDC diz que “o profissional da área gasta cerca de 2 horas e meia por dia, ou cerca de 30% do dia de trabalho, procurando informações”.

As consequências de não encontrar dados são enormes. Um bom exemplo de problemas com o gerenciamento de metadados vem com o novo cenário da indústria musical.

O CMSWire abordou esse tópico usando o exemplo de streaming de música com serviços modernos como o iTunes, o Deezer e o Spotify.

A maioria das pessoas que usa esses serviços pesquisa com tags óbvias, como músico, título da música ou gênero musical. Ainda assim, um contrato para pagar royalties por cada vez que a música é tocada pode incluir muitas pessoas além dos músicos.

Às vezes, o engenheiro de som, o produtor e outros ganham uma parte. O streaming de conteúdo musical não é apenas para amadores; portanto, os dados necessários para pagar royalties se tornaram mais complexos e maciços desde o início de alguns desses serviços.

Aparentemente, garantir que todo mundo que merece um pagamento de royalties seja gravado nos metadados da música se tornou um problema real na indústria da música. Assim, bilhões de dólares em receita perdida são afundados em um buraco negro digital devido às diferentes maneiras pelas quais vários serviços registram ou deixam de registrar esse tipo de informação.

Os serviços de streaming podem enfrentar problemas legais e prejudicar sua reputação se eles deixarem de pagar a todos pelo contrato. Profissionais qualificados podem perder seus royalties suados. Serviços pay-per-play como esses devem garantir que todo o conteúdo possa ser rastreável de maneira confiável.

Salvando Metadados para o Futuro

Um exemplo de metadado para considerar incluir é, não apenas as informações dos autores, mas também as informações de todos os editores de documentos. Digamos que determinados erros foram introduzidos de maneira consistente em alguns documentos e você precise encontrar a fonte deles para fornecer treinamento.

Em um caso potencialmente pior, você pode precisar rastrear uma cadeia de documentos protegidos para obter informações no caso de suspeita de fraude. Mesmo que você não precise conhecer todo mundo que editou um documento para o seu processo comercial de rotina, você pode economizar muito sofrimento se o tiver à mão quando precisar.

E não vamos esquecer o tremendo impacto que a inteligência artificial tem ao sugerir automaticamente valores de metadados. A inteligência artificial de hoje ajudará na criação, adicionando melhores metadados com menos esforço. Além disso, ela funcionará com todos os tipos de arquivos, incluindo texto, gráficos, áudio e vídeo.

Sua estratégia de metadados pode ter um impacto financeiro real em sua empresa

Nem sempre você pode prever o futuro, no entanto, você pode se preparar para alguns cenários executando etapas para desenvolver uma boa estratégia de metadados:

  • Considere envolver várias partes interessadas ao desenvolver seus requisitos de metadados. Você pode até convocar a área jurídica para discutir possíveis conformidades e outras áreas legais.
  • Além de considerar práticas comerciais rotineiras, tente pensar em usos mais raros, porém essenciais. Que tipo de informação você deve manter em caso de erros, auditorias ou até invasões e crimes digitais?
  • Por fim, considere um esforço extra para planejar sua estratégia de metadados, pois com isso, sua empresa pode economizar dinheiro, trabalho e, em alguns casos, sofrimento.

Agora que falamos um pouco sobre algumas visões extremamente importantes no gerenciamento de metadados e que você viu a necessidade de implementar uma solução de gerenciamento de informações corporativa em sua empresa para modernizar os processos documentais, solicite uma demonstração interativa para que nossa equipe técnica apresente as features do M-Files em tempo real e tire suas dúvidas através de videoconferência (Webex). Você vai se surpreender!

Fonte: M-Files

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